کتب مدیریتی

[hossien]

خلاصه کتاب ؛مديريتزمان

نویسنده: تیم هیندل، مترجم: شفیع الهی با مقدمه دکتر غلامرضا خاکی، انتشارات سارگل

تلخیص و تدوین: مهدی یاراحمدی خراسانی

Time Management

مقدمه
• همه ما چه در منزلوچه در محيط كار،نيازداريم وقتخودرا تنظيمكنيم.
• ترتيبانجامكارهايروزانهتاثيرچشمگيري بر روي كميت وكيفيت آن چهكهاززندگي به دست ميآوريم،دارد.
• اينپروژهبه ما نشان ميدهد چگونهاز وقتخوداستفادهبهتري به عملبياوريم.


فصل اول؛
زمانچيست؟
1-تجزيه وتحليل زمان
2-چگونهاززماناستفادهميكنيد؟
3-مهارتهاي خود را ارزيابي كنيد.

1- تجزيه وتحليل زمان:
1) هرروززمانيرابهبررسي واولويتبندي كارها اختصاصبدهيد.
2) براي انجام يككاردشوار،بخش كوچكي ازآنراانتخابكنيدوبلافاصله انجام دهيد.

2- چگونهاززماناستفادهميكنيد؟
1) هنگامرفتن به محل كاردرباره روزي كهدر پيشخواهيد داشتفكركنيد.
2) كارهايي رابهديگرانمحولكنيد كه كاراييشمارادراستفاده اززمانكاهشميدهند.
3) ساعات كاريروزانه رابهبخشهاي30دقيقه اي تقسيمكنيد.
4) براي ارزيابي كارايي خودفهرست زمان بندي شدهرامروركنيد.
5) فهرست زمان بنديراهر چند وقتيكبار بهروز كنيد.

3- مهارتهاي خود را ارزيابي كنيد.
1) هميشهسر وقت وآماده به ملاقاتها مي روم.
2) دراتاق جلسه ساعت ديواري را جاييقرار مي دهم كه برايهمه قابل رويت باشد.
3) از ملاقاتهايي كهترتيبميدهيم نتيجهمورد نظر به دست مي آيد.
4-ساعاتياز روز رابهملاقات با همكاراناختصاص ميدهيم.
5-مراسلاتپستي رابه محضرسيدنبه دفتر باز ميكنيم.به طور كليباپركردن پرسشنامهايكه بخشهايي ازآن ذكر شد،سعي ميكنيم،مهارتهاي خود رادراستفادهبهينه اززمانارزيابي كنيم.

فصل دوم:
برنامه ريزي براي كسب موفقيت
1) بررسياهداف
2) تعيين اولويتها
3) ارزيابي الگوهاي رفتاري
4) ثبت وتنظيمبرنامه هايكاري
5) تفكر مثبت

بررسياهداف:
1-اهدافبلندمدترابهبرنامه هاي اجرايي هفتگي وروزانهتقسيمكنيد.
2-روند نمايي از آيندهشغليخود تهيه وبراي برداشتنقدم بعديبرنامه ريزي كنيد.

تعييناولويت ها:
1) اگرنميتوانيد كارهايتان را اولويتبنديكنيد با ديگران مشورت كنيد.
2) در تعيين اولويتها موارد اختلافرا با مافوق خودحلكنيد.
3) ببينيدآيااولويتهايسايرهمكاران با اولويتهايشما تناقضدارديا خير.
4) هم زمانباتغييرات يا دريافت اطلاعاتجديد،اولويتهاراتغييردهيد.

ارزيابي الگوهاي رفتاركاري:
1) توان فكري وبدنيخود را اندازه بگيريد.
2) بخشي ازتوانخود رابهخانواده وفعاليتهاي تفريحياختصاصدهيد.
3) براي ارتقايكاري شركتاستفاده ازساعات كاريشناور را پيشنهاد كنيد.

ثبت وتنظيمبرنامه هايكاري:
1) سررسيديانتخابكنيد كه زيباباشدتا از نوشتندر آن احساس لذت كنيد 0
2) براينشاندادندرجهاهميتكارهاازقلمرنگي استفاده كنيد.
3) در تقويمخود براي بيش از يكسالبرنامه ريزي نكنيد
4) در صورتيكهكاررادر مهلت تعيين شدهانجام داديدبهخود پاداش بدهيد.
5) فقطكارهاي ناخوشايند رابهديگران واگذار نكنيد.
6) مهلتانجامكارهاراواقعبينانهتعيينكنيد.

تفكر مثبت:

1) سعيكنيد حداقل يكي از كارهايي كهدر طولروز انجامميدهيدجزو كارهايلذتبخشباشد.
2) به عنوان آخرين كار،شبهنگاممطلبيبخوانيد كهتوسطنويسندهموردعلاقه تان نوشتهشده باشد.
3) خصوصيات مثبتهمكارانومشتريانرامورد توجه قراردهيد.
4) دردفترچه يادداشت الكترونيكي خودنقاط ضعفراياد داشت كنيدوسپسنحوه رفعآنها راپيداكنيد.

فصل سوم:- ايجاد تغييرات فوري:
1- مرتبكردندفتر كار
2- بايگاني پرونده ها
3- راههاي جلوگيري ازبه همخوردنتمركز
4- گزينش اطلاعات
5- كاركردن با ديگران
6- تماس تلفنيباافراد
7-پاسخ به تماس تلفنيديگران
8 - خواندن ونوشتن
9- استفاده از تكنولوژي
10 - برگزاريجلسات
11- سفرهايكاري
12- برنامه ريزي براياوقاتفراغت

مرتبكردندفتر كار:
1) سعيكنيدبه غيراز كارهايي كهدر دستانجام داريدكارديگريبر روي ميز كارتاننباشد.
2) مراقبكاغذ يادداشت هاي كوچكچسب دارخود باشيد، زيرا به راحتي گمميشوند.
3) هرروزمحيط كارتانرامرتبكنيد.
4) براي تسريعدرخواندنمطالب،قسمتهايمهمرا مشخصكنيد.
5) سيستم بايگاني راهر چندماه يكبار بازنگري كنيد.

بايگاني پرونده ها:
1) براي بايگاني يك سيستمانعطافپذير داشته باشيد،به طوريكه همگام باتوسعه كار،سيستم نيزرشد كند.
2) هر چند وقتيكبار،پرونده ها راباز نگري كنيدومداركي كه نياز نداريد رادوربيندازيد.
3) كاغذهاي متفرقه رادر پروندهاي تحت عنوان((متفرقه))قراردهيد.
4) اوراقيرابايگاني كنيد كهموردنياز هستندودرآينده نيزبهآنهامراجعهخواهيدكرد.لازم بهذكراست كهتصميم گيريدربارهاوراقيكهبايدنگهدارييا دورانداخته شوندكارمهمياست.بنابرايندرانجاماين كار نقش فعاليداشته باشيد.

راه هاي جلوگيري ازبه همخوردنتمركز:
1) از منشي خود بخواهيدتمام تماسهايتلفنيرابه شما وصلنكند.چونتماسهايتلفني بدونبرنامهايجادمزاحمتميكنند.
2) براينشاندادنپايانجلسه،گوشي تلفنرا برداريد.
3) اگركسي بهدنبالشما وارد دفتر كارتان شد،سرجاي خود ننشينيدوايستادهصحبتكنيد.
4) در صورت بازبودندر،صندلي خود رادوراز ديد قراردهيد.چون در اين صورت امكانمزاحمت هاي كاركنان كمترخواهدبود.

گزينش اطلاعات:
1) اطلاعاتي كهفكر ميكنيدبهآنها نياز نداريد رادور بريزيد.
2) جلسات اتفاقيرا ايستاده برگزار كنيد،در اين صورتميتوانيد آنهارا زودترختمكنيد.
3) اطلاعات رافقطبرايكساني تكثيركنيد كهبه آننياز دارند.مثلانامهمشتريكه ازشركت شمارضايت داردوجهت اطلاع سايرهمكارانآنراتكثير ميكنيد.
4) اشتراكخود را با نشرياتي كه ديگرموردنياز نيستندقطعكنيد.
5) مطا لب مهمروزنامه هاومجلاترا جداكنيدودرپرونده اي براي مراجعات بعدي نگهداري كنيد.
6) فقط مطالبخواندنيضروريراروي ميزبگذاريدومنابعيكه حاوي آخريناطلاعات هستند رابه طور مناسبنگهداري كنيد.
7) ارتباطاطلاعاتبه دستآمده را باطرحهاي جاريبسنجيد قبلاز بايگانيمطالب مرجع ارتباط آنرا باكارخوددقيقابررسي كنيد.اين روش كسباطلاعاتبهروزاست.

كاركردن با ديگران:
1) قبلازاينكهوقتديگران را بگيريد خوبفكركنيد.وقتآنهابهاندازهوقت شماارزش دارد.
2) فقط زمانيجلسهراتشكيل دهيد كه راهحلديگريباقينماندهباشد.
3) درباره همكاران خود برداشتشخصينكنيد.چونئ جذابيتكاربرايافراد مختلف متفاوت است.يكي ازشواهديكهنشان ميدهدافراد نسبت به كارخودبيانگيزهشده اند،عدماستفاده موثرومناسباززمان است.

تما س تلفنيباا فرا د:
1) قبلازتلفن زدنيكنفس عميق و آ رامبكشيد.استفاده موثرومناسبازتلفن ميتواند كارايي وعملكردشمارابه نحوچشمگيري افزايش دهد.
2) هنگام مكالمه تلفني حواسخود رابر صحبتهايطرف مقابل متمركزكنيد.تماسها رابه ترتيباهميت اولويتبنديكنيد وبيشترينوقتوانرژيرا برايمهم ترين و ضروري ترينآنهاصرفكنيد.
3) هنگامصحبتباتلفن،كارديگري را نيزمد نظرداشته باشيد تادر صورت معطل شدن به آنبپردازيد.

پاسخ به تما س تلفنيديگران:
1) بهديگران بگوييد كهچه وقت ميتوانند باشما تما سبگيرندواين زمانرادر سررسيد خود يادداشت كنيد.به اين ترتيب هر زمانكه مايل بوديد باكسانيكهتما س مي
گيرندصحبتكنيد.
2) اگرميخواهيدكسي مزاحمنشودتماسهايتلفنيرابهشماره ديگرانتقالدهيد.ازتلفنياستفاده كنيد كهقبلاز برداشتنگوشيشمارهتماسگيرنده رانشاندهد تادر صورت عدم تمايل گوشيرابرنداريد.

خواندن ونوشتن:
1) رسيدگي به مطا لب مكتوبرابهتاخير نيندازيد-ممكن است تعدادآنها زيادشود.روش صحيح اين كارهارا بياموزيد تادر وقت صرفهجويي كنيد.
2) هنگام خواندن يك گزارشزير مطالب مهم خطبكشيد.اين كاررادر مورد متنهاي ديگر نيزتكراركنيد تا سرانجامبه مرحله ايبرسيد كه بتوانيدكلماتكليدي رافورا وبه راحتيشناسايي كنيد.
3) هرروز تيتر روز نامهها رابه طور اجماليبخوانيد.
4) مطالب مرجع موردنياز راجداازساير اوراق واسنادنگهداري كنيد.به اين ترتيب ميتوانيد، حجمنامههاييراكهشخصا بهآنها رسيدگيميكنيد را كاهش دهيد.براياينكه نيازكمتري بهنوشتن داشته باشيد،بياموزيد كهچگونه به مكاتباترسيدهمثلياد داشت هاونمابر ها رسيدگي كنيد.

استفا ده از تكنولوژي:
امروزه اگربه اصول اوليهتكنولوژي اطلاعاتي،يعني همگراييارتباطات ومحاسبه،آگاهي نداشته باشيمقادر بهاستفاده موثر ازوقتنخواهيمبود.
1) ماهي يكبار مطالب اضافي وبي فايدهرا ازحافظهكامپيوترپاك كنيد.
2) در نظرداشته باشيد كه از كامپيوتر برايرفع چهنيازهاييمي تواناستفادهكرد.براي بايگانيمطالب دركامپيوتر از سيستميمشابهسيستم بايگاني كاغذي استفاده كنيد.ازكليهاطلاعاتنسخهپشتيباني تهيه كنيدو رويآنها برچسب بزنيد.
3) پيا مهايپستالكترونيكي راكوتاهتهيه كنيدو آ درسآنها رادقيق واردكنيد.از آنجايي كهپستلكترونيكيبسيار سريع ا ستيك ابزارغير رسمي محسوب ميشودو لازمنيستقوانينخشكوسخت دستورزبان رادقيقارعايت كنيد.ولي به خاطرداشته باشيدتضمينيوجودندارد كه نامه هاي الكترونيكي محرمانه بمانند.

برگزاريجلسات:
در هرهفتهكاري وقتزياديدر جلساتسپريميشود.يكي ازجنبههايمهممديريتزمانسهولتدربرگزاري جلسات وتحقق اهدافآنهاا ست.
1) افرادراتشويقكنيد كهنظراتخود رابيانكنند-حتي اگر بانظر شما مخالفباشند.
2) براي كاهشزمانجلسه بيشتر شنونده باشيد تاگوينده.دقتكنيد كهجلسات نهآنقدركوتاهباشند كهطرف مقابلنتواند حرفش رابزند ونهآنقدر طولانيباشدكهموجبخستگيطرفينشود.
3) از يكي از همكاران خود بخواهيد، در صورتطولانيشدن،باورود بهاتاق جلسه راقطع كند.باتعيين موضوع ومدت زمانجلسه انتظاراتطرفيناز جلسه مشخص مي گردد و به اين ترتيبازايجاد سوء تفاهم واتلاف وقتبرايرفع آنجلوگيريميشود.
4) برايهريك ازمواردمطرحشده در دستورجلسهزمان مشخصيراتعيينكنيد.ازروي دستورجلسه ميتوانتعيين كردكه برايهر موضوع چقدر وقتميتوانصرف كرد.
5) با نوشتن ياد داشتپيگيري توافقات جلسه رابهديگران ياد آوري كنيد.به طور كلي موضوعاتيكهوقتزياديميگيرند رابهانتهاي جلسهموكولكنيد تا بتوانيدطبقبرنامهبه ساير موضوعاتبپردازيد.

سفرهايكاري:
باتوسعه بازارجهاني،سفربرايبسياريازافراد بهصورتيكي از بخش هايلا ينفك كاري درآمدها ست. برنامه ريزيصحيحسفرهايكاري موضوعي ا ستكهمديران درمديريتزمان به آن توجهخاصي دارند.
1) قبلازرفتن بهسفرهايكاري،از ضرورتومقرون به صرفهبودنآناطمينانحاصلكنيد.
2) در صورت امكان همهوسايلموردنياز رادريكساكدستي كوچكقراردهيد.لوازم غير ضروري، در طول سفر، فقط ايجاددردسرخواهندكرد.شما ميتوانيد تنهااسناد ووسايلموردنياز جهتشركت در جلساترابههمراه داشته باشيد.
3) در صورتتاخير هواپيماميتوانيدپاره اياز كارهايتان رادرسالن فرودگاه انجام دهيد.برايجمعآوري بهتر وسايللازم ا ستكهبر اساس طول مدت سفرارزيابيدقيقياز نيازهابه عملآوريد.در صورت سفر به مناطقيكهاختلافساعت زيادي بامحلزندگيشمادارند،قبلازسفر و بعداز رسيدنبه مقصدخوباستراحتكنيد.
4) ساعت خود را باوقت محلي شهر ياكشورمقصد تنظيمكنيد.درسفرهايكاري هدف مشخصيرا دنبال كنيدواوقاتفراغت رابهحداقل برسانيدازهر فرصتيبرايفكركردن دربارههدف سفراستفاده كنيد.
5)قبلاز استفاده ازتلفنهتل، نرخمكالمه را بپرسيد.
6) تحقيقكنيد كهآيا در سفر بهآداپتورنيازخواهيد داشت يا خير.

برنامهريزي براياوقاتفراغت:
ادارهكردن موفقيت آميززمان فقط شاملبرنامه ريزياوقات كارينيست.سعيكنيداوقاتيرابهگذراندن با خانواده ودوستانوتفريحوسرگرمياختصاصدهيد.
1) بهجاي مرخصيطولا ني مدت سعيكنيد سالانه دويا سهمرخصيكوتاه مدتبگيريد.
2) زمانيرا برايتفريح وپرداختنبهكارهايموردعلاقهاختصاصدهيد.
پسازجلسات خستهكنندهفورا مشغول كارنشويد.گذراندنمدت زماني خارجازشركت كمك مي كندتاتجديد قواكنيد وباذهن باز به كاربپردازيد.
3) سعيكنيدهرروز يكتجربه جديد ومفيدكسبكنيد.ازقبلنگاهيكلي به برنامهساليانه بيندازيدورفتن بهتعطيلات راطبق آن برنامهريزي كنيد.

فصلچهارم:مديريتزمانديگران
1 -برقراريروابطخوب
2- تفويض اثربخش
3-ادارهكردن همكاران
4- ادارهكردنمدير

برقراري روابطخوب:
1) سطحانتظارات خود رابالا ببريد.ديگران آنها رابرآورده خواهندكرد.فن بر قرا ري ارتباط نهتنهابهمحتواي پيامبلكهبهشيوهانتقال آن بهديگران نيزميپردازد.
2) برايمتقاعدكردن ديگران ازواقعياتاستفاده كنيدنهازاحساسات.
3) به اهدافديگران علاقهنشانبدهيد.
4) شنيدن باگوشكردنتفاوتدارد.بياموزيد كه هميشهگوشكنيد.ميتوان با كاهشسلسله مراتبسازمانها هميشه حرفهاي خود را دقيقتر مطرح كنيدتا كاركنانردهپايينتر نيزبهخوبيدر جريان كار قراربگيرند.

تفويض اثربخش:
1) هنگامتفويضمسئوليت، اهدافرابهروشنيبيانكنيد. يا دبگيريد تاچگونه پاره اياز وظايف خود رابهديگرانتفويضكنيد.به اين ترتيب فرصتخواهيد داشت تا كارهايمهم تررا با موفقيت انجام دهيد.
2) زمانيرا برايكارهايي كهفقطخودتانميتوانيد انجام دهيداختصاصدهيد.
3) چكليستي ازفرآيند انجامكارتهيه كنيد تا بهتر بتوانيدبرانجامآننظارت داشته باشيد.هنگامتفويض اختيار شما حق تصميم گيريراتفويض ميكنيدونه حقاجرايآنرا.
4) در تقديرازكارخوب،سخاوتمند باشيدودرسرزنش كردن ملايمتبه خرجدهيد.همچنين شيوه برخورد بامشكلاتيكهحينانجامكار ممكن ا ست بروز كندرابه بحثبگذاريدوبهسوال هايافراد پاسخبدهيد.
5) براي انجام كارهايي كهبهديگرانتفويض
ميكنيدضرب الاجل دقيق و واقعبينانهاي تعيينكنيد . يكي ازاختلافنظرهايي كهمعمولا در تفويض اختيار ايجاد ميشودتناقض در مسئوليتها ا ست.بنابراينلازم ا ستكهدقيقاوظايففردراتشريحكنيد.

ادارهكردن همكاران
1) اجازهندهيد كه همكاران باطرح مسائل بياهميتحواس شمارا پرت كنند.در محيط كار،فرد يا آن قدراز ديگراندور استكهنميتواند از همكاري آنها استفادهكند.
2) جلساترادر دفتر كارهمكاران برگزار كنيد تاهر وقت لازم بودبتوانيد جلسه راتر ككنيد.فرد بايدباافراد مختلفي كار كند ودرباره شيوه استفاده اززمان وتعييناولويت ها با آنهابه توافقبرسد.
3) زمانيرادر نظربگيريد تاتمامكارمندانبتوانندبه دفتر شما مراجعهكنند.
4 ) زماني بهملاقات همكاران خود برويد كه بيش از يكموضوعبراي مطرح كردن داشته باشيد.

ادارهكردنمدير
1) الگويكاري مديررا بشناسيد وخود را باآن وفقدهيد.همچنينميتوانيدمديرخود راادارهكنيداين كاررا آشكارا انجام ندهيد تاافرادمافوقومديران تصورنكنند كه موقعيت آنهازيرسوالرفته است.
2) شناخت از شيوه زندگيمدير به شما در ايجاد ارتباطبهتركمك مي كند.زمانيكهرابطهخوبي بامديربرقرار كرديدميتوانيد بااو روابط رسمي كمتريداشته باشيد.اينمسئله برقراريارتباطرا آسانتر،مستقيم تروموثرترمي كند.

آخرين مطلب اينكه:
بهياد داشته باشيد كهزمانمردم سالار
است وهمه به طوريكسانوقت در اختياردارند.