ده چیز درباره Microsoft SharePoint

[avtkurd]

ه چیز درباره Microsoft SharePoint

مایکروسافت بعنوان یکی از شرکتهای پیشرو محصول Microsoft Sharepoint را ارائه کرد. این محصول از خانواده سروری مایکروسافت می باشد که با در اختیار قرار دادن قابلیتهای مبتنی بر وب، به کاربران این امکان را می دهد تا اطلاعات را در قالبهای مشخص سازماندهی نمایند، به اشتراک بگذارند و جستجو کنند.

موضوع مقاله: نرم افزار

شیرپوینت چیست؟
با پيشرفت تكنولوژي هاي تحت وب و نياز سازمانها و شركت هاي دولتي و خصوصي به توسعه عملكردها و فعاليت هاي درون سازماني به خارج سازمان و فراهم كردن راهكاري ساده و انعطاف پذير جهت مديريت منابع انساني،اسناد، مدارك، فايلها و به اشتراك گذاري آنها توسط پرسنل و مديريت، و همچنين ايجاد وب گاه هاي شخصي و وبلاگ هاي اطلاعاتي براي تبادل اطلاعات درون سازمان با محيط خارج، نياز به ابزاري كارآمد، جامع و توسعه پذير جهت تأمين اهداف فوق براي يك سازمان را قوت بخشيد. اين ابزار علاوه بر فاكتور هاي فوق بايد توانايي آرشيو سازي اطلاعات،جستجوي سريع در اطلاعات، ارائه محيط هاي يكپارچه تحت وب و اينترانت ،توانايي پياده سازي سيستم هاي مديريت اطلاعات، مديريت پروژه، مديريت آموزش را داشته و همچنين توانايي ثبت تاريخ تغييرات اسناد و اطلاعات، ايجاد دسترسي ها و امنيت براي كاربران، مديريت و... را داشته باشد.اين ابزار را مي توان با توجه به موارد فوق به صورت يك سيستم مديريت محتوا توليد نمود. اما اينكه بتوان از ابتدا محصولي جامع، كامل و از همه مهمتر Integrate شده ايجاد نمود، كاري زمان بر و هزينه بر خواهد بود.

نیاز به تمرکز اطلاعات و دسترسی سریع به آنها باعث شد تا بسیاری از شرکتهای پیشرو در صنعت IT اقدام به تولید ابزارهایی جهت رفع این نیازها نمایند.
مایکروسافت بعنوان یکی از شرکتهای پیشرو محصول Microsoft Sharepoint را ارائه کرد. این محصول از خانواده سروری مایکروسافت می باشد که با در اختیار قرار دادن قابلیتهای مبتنی بر وب، به کاربران این امکان را می دهد تا اطلاعات را در قالبهای مشخص سازماندهی نمایند، به اشتراک بگذارند و جستجو کنند. نام اين محصول Microsoft Sharepoint Server 2007 مي باشد كه پلت فرم اين محصول و قابليتهاي اصلي آن در شكل زير مشخص شده است:

استفاده از اين محصول متمايز و داراي قابليت هاي استثنايي در سازمان ها و ارگان هاي تحت مديريت شما، مي تواند شما را از لحاظ اتوماسيون سازي سيستم داخلي و مديريت سيستماتيك درون سازماني، نسبت به ساير سازمانها و شركتها متفاوت و متمايز نمايد.
شيرپوينت در درون خود قابليت ايجاد و توسعه web part ها، business Intelligence ها، جريان هاي كاري يا workflow ها و همچنين پروسه هاي تجاري را دارا مي باشد. اين توسعه پذيري ها براساس نيازهاي دروني سازمان و افزايش توانمندي هاي سيستم صورت مي گيرد. هر كدام از موارد فوق، نياز به شناخت دقيق و كار بر روي ابزارهاي خاص، جهت توسعه را دارند.
کاربران اطلاعاتی با استفاده از این ابزار می توانند از روی خط بودن دیگر کاربران اطلاع حاصل نمایند، مستندات مختلف را به اشتراک بگذارند، از روند تغییرات اطلاعات مطلع شوند یا دیگران را مطلع نمایند. همچنین سازمانهایی که از این ابزار استفاده می نمایند می توانند از اطلاعات محافظت نموده، تغییرات آنها را کنترل نمایند و آنها را بصورت کارا و قابل دسترس ذخیره کنند. استفاده از Sharepoint باعث می شود تا سازمانها با بکارگیری ابزارهای موجود مثل Microfot Office و Internet Explorer و بدون نیاز به اعمال تغییرات اساسی در روند کار، کارایی کاربران را دوچندان نماید.
سازمانها با بکارگیری ابزار Sharepoint بعنوان یک عنصر کلیدی می توانند اهداف استراتژیک جدیدی تعریف نمایند. فراتر از برگزاری جلسات در سالنهای اجتماعات و ارسال نامه ها و پست های الکترونیک گروهی، Sharepoint می تواند اطلاعات سازمانی را متناسب با نیاز کاربران به آنها ارائه نماید.
ساختار ابزار Sharepoint به شکلی طراحی گردیده که در صورت تغییر نیاز، می توان به سادگی نیازهای جدید را در این ابزار پیاده نمود و به اهداف جدید دست پیدا کرد.
تاریخچه شیرپوینت:
همانطور که گفته شد در فاصله زمانی کوتاهی نیاز کاربران از فعالیتهای ساده انتقال فایل و استفاده اشتراکی از چاپگرها به سطح پیشرفته تری رسید. مایکروسافت از حدود سال ۱۹۹۷ به راه حل هایی فکر می کرد که توسط آنها بتواند تیمهای کاری در سازمانها را به هم مرتبط نماید و جریان اطلاعاتی را بین افراد برقرار نماید. این تفکر منجر به ارائه محصولی به نام Microsoft Exchange Server شد که با هماهنگی با ابزار Microsoft Outlook این امکان را برای کاربران فراهم می نمود تا بتوانند از طریق پست الکترونیک با یکدیگر در ارتباط باشند. در سال ۱۹۹۸ مایکروسافت نسخه بعدی محصول Exchange Server را ارائه نمود که علاوه بر فراهم نمودن امکانات ارسال و دریافت پست الکترونیک امکان جابجایی اسناد و محتویات مبتنی بر وب را نیز فراهم می نمود. پس از آن در سال ۲۰۰۰ مایکروسافت تحولی اساسی در قابلیتهای محصولات خود ارائه نمود. ارائه نسخه جدید ویندوز (Windows 2000 Family) و در ادامه آن SQL Server 2000 و Exchange Server 2000 دنیای جدیدی را به روی کاربران گشود.
Exchange 2000 قابلیت استفاده از Chat را نیز ارائه داد و از این طریق روند سریع تری برای ارتباط کاربران با یکدیگر و همچنین انتفال اسناد و برگزاری جلسات شکل گرفت. پیشرفت برنامه نویسی تحت وب باعث شد تا شرکتها اقدام به ارائه محصولات خود در این محیط نمایند. در ماه می سال ۲۰۰۱ مایکروسافت اولین نسخه Sharepoint را با نام Sharepoint Team Services 1.0 وارد بازار نمود. یک ماه بعد یعنی در ماه ژوئن نسخه Sharepoint Portal Server 2001 ارائه شد که ابزاری بود برای اتصال سایتهای ایجاد شده در Team Services.
دو سال بعد در ماه ژوئن سال ۲۰۰۳ مایکروسافت نسخه ای تازه از محصول Sharepoint را با نام Windows Sharepoint Services 2.0 ارائه نمود. این محصول بعنوان یک ابزار رایگان و بصورت یک قابلیت اضافه توسط Windows Server 2003 به کاربران عرضه شد. در ماه نوامبر سال ۲۰۰۳ نسخه پورتال این ابزار با نام Sharepoint Portal Server 2003 وارد بازار گردید. مایکروسافت در نگارش این ابزارها معماری جدیدی را پیش گرفت. این محصول به تدریج در میان متخصصان و برنامه نویسان جای گرفت و تبدیل به ابزاری محبوب برای ارائه راه حلهای سریع در سازمانها گردید. تا قبل از نوامبر ۲۰۰۶ شنیده ها از نسخه جدید Sharepoint حاکی از تحولی بزرگ بود. افرادی که در برنامه آزمون نسخه جدید این محصول حضور داشنتد در سایتهای مختلف خبر از وجود امکانات جدیدی می دادند که بسیاری از کاربران بی صبرانه در انتظار آنها بودند.
در نهایت زمان موعود فرا رسید. مایکروسافت محصول(WSS 3.0) Windows Sharepoint Services 3.0 را در ماه نوامبر ۲۰۰۶ ارئه نمود و در ژانویه ۲۰۰۷ نسخه پورتال آن با نام جدید(MOSS 2007) Microsoft Office Sharepoint Server 2007 وارد بازار شد.
مقایسه نسخه های شیرپوینت:
بسته Microsoft Sharepoint دارای دو نسخه اصلی است:
· Windows Sharepoint Service 3.0 یا به اختصار WSS 3.0 محصولی رایگان می باشد که به همراه Windows 2003 Server و Small Business Server 2003 ارائه می گردد. این محصول هسته اصلی کارایی مورد نیاز برای مدیریت اسناد و همکاری تیم را در بر دارد. در حالت کلی اینطور می توان گفت که WSS 3.0 ابزاری است که دیگر محصولات Sharepoint بر مبنای آن ساخته می شوند.
· Microsoft Office Sharepoint Server 2007 یا به اختصار MOSS 2007 نسل جدید محصول اخیر پورتال مایکروسافت یعنی Microsoft Sharepoint Portal Server 2003 می باشد. این محصول تمام قابلیتهای WSS 3.0 را دارد به اضافه وجود امکاناتی نظیر مدیریت محتوای سازمانی، سرویس مبتنی بر وب Excel، جستجوی پیشرفته امکان اتصال به بانکهای اطلاعاتی را فراهم می کند. نحوه نمایش اطلاعات و نحوه انتقال اطلاعات به کاربران در این محصول بسیار متنوع تر از امکانات موجود در WSS 3.0 می باشد.


WSS 3.0 و MOSS 2007




در جدول زیر تفاوت امکانات WSS 3.0 و MOSS 2007 را در هشت محدوده بررسی خواهیم کرد.


امکانات همکاری تیمی

شرح قابلیت
Windows Sharepoint Services 3.0
Microsoft Office Sharepoint Server 2007
نمایش وضعیت آنلاین بودن یا آفلاین بودن کاربران سایت
×
×
امکان اتصال کاربران با علاقه مندیهای مشترک به یکدیگر و به اشتراک گذاری اطلاعات سازمان کاری و نوع فعالیتها (Social Networking)



×
امکان استفاده از قالبهای سایتی مختلف

×

×
امکان استفاده از ویکی

×

×
امکان استفاده از وبلاگ

×

×
مدیریت کاربران وگروه ها

×

×
تقویم های کاری

×

×
ارسال Email

×

×
مدیریت وظایف

×

×
نظر سنجی

×

×
مدیریت اسناد

×

×
مدیریت مسائل

×

×



امکانات پورتال

شرح قابلیت
Windows Sharepoint Services 3.0
Microsoft Office Sharepoint Server 2007
سایت شخصی


×
استفاده از RSS Feeds



×
مدیریت سایتها



×
مدیریت پروفایل کاربران



×
مدیریت مخاطبان



×
پشتیبانی از موبایل برای نمایش اطلاعات

×

×
هماهنگی با Word 2007، Excel 2007،Access2007، Powerpoint 2007

×

×
هماهنگی با Outlook 2007

×

×
هماهنگی با ابزار Sharepoint Designer

×

×




امکانات جستجو

شرح قابلیت
Windows Sharepoint Services 3.0
Microsoft Office Sharepoint Server 2007
نمایش نتایج جستجو
×

×
مدیریت عملکرد سرویس جستجو


×
جستجوی افراد



×
جستجوی اطلاعات خارج از Sharepoint



×

نقش شیرپوینت در سازمان:
شما می توانیدابزار Sharepoint را درشش حوزه زیر بکار گیرید:
همکاری تیمی: با فراهم نمودن دسترسی آسان به اسناد، اطلاعات و افراد ابزار Sharepoint بستر مناسبی را برای بهبود کیفیت فرآیند همکاری تیمی در اختیار می گذارد.
پورتال: Sharepoint امکانات طراحی، پیاده سازی و مدیریت پورتال برای بخش های مختلف سازمان را در اختیار قرار می دهد.
جستجوی گسترده: امکان جستجو در محتویات متفاوت موجود در سایت های Sharepoint، اطلاعات افراد و حتی امکان جستجود در اطلاعات نرم افزارهای موجود در سازمان.
مدیریت محتوای گسترده: کنترل نسخ مستندات، Check in / Check out، ایجاد Metadata، Workflow، سیاست گذاری برای دسترسی به مستندات، تعیین سطوح دسترسی به اطلاعات، ساخت سایت های اینترنتی چند زبانه از قابلیتهای این ابزار می باشد.
فرمها و فرآیندهای سازمانی: امکان ایجاد فرمهای مبتنی بر XML بصورت متمرکز در زمانی کوتاه که فرآیند کاری درون سازمانی، بین سازمان و مشتریان و بین سازمان و شرکا را تسهیل می نماید.
هوش تجاری: امکان ساخت داشبوردهای گزارشی متصل به صفحات Excel، بانک های اطلاعاتی و نرم افزارهای فعال در سازمان.
مزایای پیاده سازی شیرپوینت:



۱٫ افزایش کارایی کاربران

افزایش کارایی کاربران یکی از اهداف بسیار مهم پیاده سازی شیرپوینت در سازمان می باشد. باید توجه داشته باشید که بهبود کارایی نتیجه سریع پیاده سازی شیرپوینت نیست بلکه باید با صرف زمان و آموزش کاربران آنها را در رسیدن به این هدف همراهی نمود. افزایش کارایی کاربران و آموزش آنها در چگونگی استفاده از قابلیتهای شیرپوینت بسته به اهداف شما دارد. بعنوان مثال ممکن است اهداف زیر برای شما اهمیت داشته باشد:
· کاهش زمان جستجو و کاوش اطلاعات با پیاده سازی راهکارهای مدیریت اسناد.
· کاهش حجم فعالیت تیم پشتیبانی سازمان از طریق قرار دادن اطلاعات و دستورالعملهای مورد نیاز آنها در سایتهای شیرپوینت
· متمرکز نمودن امکانات جستجو در شیرپوینت و جلوگیری از پراکندگی اطلاعاتی
· استفاده از بلاگ و ویکی و ارائه راهکارهای مناسب برای ثبت دانش در سازمان


۲. کاهش هزینه های پشتیبانی

با ایجاد ساختارهای مناسب اطلاعاتی در شیرپوینت شما می توانید امکان ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات مورد نیاز کاربران را در اختیار آنها قرار دهید. قابلیتهای Versioning و Recycle Bin باعث می شود که کاربران برای بازیابی اطلاعات و اسناد مورد نیاز احتیاجی به مراجعه به تیم پشتیبانی نداشته باشند. با استفاده از قابلیتهای موجود در شیرپوینت شما می توانید امکاناتی را در اختیار کاربران قرار دهید که آنها بتوانند بصورت مستقل و تحت سیاستهای تعریف شده نیازهای خود را مرتفع نماید.


۳. افزایش امکان ثبت و بازیابی دانش

افراد در هر سازمان اطلاعات زیادی درباره نحوه عملکرد کسب و کار و جزییات آن در اختیار دارند. این دانش در صورتیکه بتواند در اختیار دیگر افراد در سازمان قرار بگیرد می تواند به افزایش کیفین کار و کاهش زمان امور کمک قابل توجهی نماید. در بحث مدیریت دانش جدای از موارد فرهنگی که باید در سازمان پیاده شود، ابزار نیز نقش مهمی در این مقوله بازی می کند. شیرپوینت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش می تواند دانش موجود در اختیار افراد را جمع آوری و برای استفاده دیگران قابل بازیابی نماید.


۴. افزایش میزان رضایت کاربران

معمولا در سازمانها افراد متفاوت نیاز به اطلاعات متفاوت دارند. در اختیار گذاشتن همه اطلاعات برای همه کاربران آنها را دچار سردرگمی می نماید. همچنین کاربران مجبور خواهند بود زمان زیادی را صرف یافتن اطلاعات مورد نظر خود نمایند. شیرپوینت به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات مناسب را در اختیار مخاطب مناسب قرار دهید و از این طریق به افزایش میزان رضایت کاربران کمک نمایید.


۵. کاهش موانع ارتباطی بین واحدهای سازمانی

همه آگاه هستیم که مشکلات ارتباطی در سازمانها یکی از مسائل اصلی آنهاست. استفاده از پست الکترونیک یکی از راهکارهای رفع این مشکل است. شیرپوینت با اضافه نمودن قابلیتهای زیر می تواند به رفع این مشکل کمک نماید:
· ایجاد پایگاه های دانش با استفاده از ویکی
· انتشار اخبار و استفاده از سایتهای شخصی
· انتشار مطالب کاری از طریق وبلاگها
· در اختیار قرار دادن قابلیت RSS برای بخش های مختلف
· وجود جستجوی قوی و نمایش منابع پربیننده توسط دایرکتوری سایتها


۶. بهبود رابطه بین سازمان با شرکای تجاری و مشتریان

حفظ ارتباط با مشتریان و در اختیار گرفتن امکانات مناسب برای حفظ روابط کاری با شرکای تجاری برای هر سازمان بسیار با اهمیت می باشد. شیرپوینت می تواند با در اختیار گذاشتن امکاناتی در این بخش به سازمان کمک نماید:
· ایجاد سایتهای اینترنتی برای انتشار اخبار و مطالب مورد نظر
· راهبری پروژه های سازمان با ایجاد فضاهای اختصاصی برای هر پروژه
· استفاده از قابلیت سفارشی سازی که باعث می شود مشتریان احساس کنند آنها با ارزشترین مشتری می باشند
· استفاده از Workflow برای پیاده سازی فرآیندهای بین سازمان، شرکا و مشتریان


۷. کاهش ریسک برنامه نویسی

استفاده از شیرپوینت به شما امکان پیاده سازی مدل اولیه نرم افزار مورد نظر را حتی اگر محصول نهایی بر روی شیرپوینت پیاده سازی نشود، خواهد داد. استفاده از لیستها و کتابخانه های اسناد و عدم نیاز به طراحی بانک اطلاعاتی و پیاده سازی ماجولهای امنیتی و مدیریت کاربران سرعت انجام کار را در حد چشمگیری افزایش می دهد.


۸. افزایش میزان بازگشت سرمایه ROI

بازگشت سرمایه یکی از معیارهای مهم برای سازمانها می باشد. با استفاده از شیرپوینت می توانید گزارشات موجود در بانکهای اطلاعاتی را در اختیار افراد قرار دهید. شیرپوینت می تواند به عنوان رابط کاربری ابزارهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار گیرد و بستر مناسبی برای پیاده سازی راهکارهای هوش تجاری گردد.


۹. هماهنگی اهداف سازمان با خدمات فناوری اطلاعات

در سازمانهای امروزی خدمات فناوری اطلاعات بعنوان بستر لازم برای پیشبرد اهداف سازمان شناخته می شود. متخصصان فناوری اطلاعات می توانند با درک نیازهای کسب و کار و هماهنگی امکانات شیرپوینت با آن نیازهای فاصله بین خدمات فناوری اطلاعات و کسب و کار را کاهش دهند.

نکته: در پایان مطالعه این مقاله و همچنین دیاگرام زیر توصیه می شود.

منابع: